transition numérique

5 avantages d’une transition numérique pour l’entreprise

Pour optimiser le développement de son activité, la mise en œuvre des nouvelles technologies est aujourd’hui inévitable pour une entreprise. Parmi les changements auxquels l’entreprise doit se plier, on retrouve bien sûr la dématérialisation et l’archivage électronique. Il s’agit surtout de remplacer le support physique du papier par le format numérique et de pouvoir stocker une quantité importante d’informations numériques. Mais quels sont donc les principaux avantages d’une transition numérique pour l’entreprise ?

1. Optimiser son espace de stockage

Le premier bénéfice d’une transformation digitale est certainement le gain d’espace. En effet, dématérialisation et archivage électronique sont des processus qui offrent une solution de stockage performante pour les entreprises. Pour les PME qui cherchent à optimiser leurs locaux, une transition numérique est une très bonne alternative. Ces entreprises peuvent faire des économies importantes en optant pour un stockage numérique. Par exemple, au lieu de louer une salle d’archive, sachez qu’un seul disque SSD de 1 To équivaut à 43 000 m².

2. Un meilleur système organisationnel

Une transition numérique permet également à une entreprise de mieux s’organiser, surtout pour les équipes qui travaillent en télétravail. Une dématérialisation et un archivage électronique assurent effectivement un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des données. De plus, ces processus donnent la possibilité aux équipes de mener des activités coordonnées malgré la distance. Comme les données sont accessibles à tout moment et en tout lieu, cela facilite encore plus le côté organisationnel du travail.

3. Améliorer la protection des données

En plus de l’avantage en termes d’organisation, la transition numérique constitue également pour l’entreprise une amélioration de la protection de ses données. En effet, il faut comprendre que les solutions GED ou Gestion Electronique des documents assurent l’augmentation de la sécurité des documents. Cela est possible grâce à un système de sauvegarde qui permet de réduire les risques de suppression accidentelle de données. Ainsi, les risques de perte sont limités et des solutions de récupération sont prévues en cas de sinistre.

4. Assurer une augmentation de productivité

La productivité et la rentabilité sont certainement des avantages indéniables d’une transition numérique. D’abord, de nombreux collaborateurs perdent beaucoup de leur temps à rechercher un dossier parmi tous les documents. Grâce à un classement numérique, le temps de recherche d’un dossier est limité au maximum. L’accès aux documents sera plus simplifié et plus rapide pour le collaborateur. Non seulement le processus d’information est accéléré, mais aussi les collaborateurs peuvent se concentrer davantage sur des actions plus bénéfiques pour l’entreprise.

5. Prendre part au développement durable

Aussi, une transition numérique implique bien évidemment des enjeux écologiques. En effet, la mise en œuvre de la dématérialisation et de l’archivage électronique tend vers la politique du zéro papier. Ainsi, la diminution de l’emploi de l’encre et des impressions permet à l’entreprise de s’engager pour une économie orientée vers le développement durable. En limitant l’utilisation du papier, l’entreprise diminue considérablement ses dépenses, mais aussi l’impact environnemental de son activité. De plus, la dématérialisation a introduit les nouvelles pratiques de travail tel que le télétravail, ce qui conduit également à la limitation des déplacements en voiture par exemple.

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