Aucune entreprise ne se trouve à l’abri des éventuelles crises. Elles surviennent parfois de façon inattendue. Or, de telles situations risqueraient de bouleverser les activités de la société et constituent une menace pour ses employés. D’où l’intérêt d’établir un plan de gestion de crise. Mais comment y procéder ?
Déterminer l’objectif du plan de gestion de crise
Il n’existe pas de modèle idéal en matière de plan de gestion de crise. Quelques étapes sont toutefois impératives. La première consiste à déterminer l’objectif du document. En effet, cette partie doit impérativement figurer dans la première page. De surcroit, il faut qu’elle soit concise et claire. Assurez-vous ainsi d’éviter les longs paragraphes. L’objectif définit la raison pour laquelle l’outil a été conçu ainsi que le moment auquel vous allez recourir à son usage. Pour éviter les surprises, il serait mieux de conserver des copies afin de permettre son accessibilité au moment venu.
Par ailleurs, il faut que les destinataires soient précisés dans cette partie. C’est-à-dire la cellule de crise. La responsabilité doit, en effet, incomber à une équipe et non à une seule personne.
Faire la liste des situations de crise
Cette liste forme la deuxième phase du document. Elle mentionne les différents scénarios de crise qui peuvent affecter votre entreprise. Les accidents critiques tels que les inondations, une fraude, un tremblement de terre… Et des problèmes de santé figurent entre autres parmi ces situations. Une atteinte à l’image ou à l’intégrité de l’entreprise constitue aussi une situation de crise. La diffusion de rumeurs concernant la société sur les médias ou les réseaux sociaux entre d’ailleurs dans ce cadre.
Prévoir ces cas ne relève pas du pessimisme. Au contraire, cela peut servir de défis pour vous et votre équipe afin d’optimiser la bonne marche et la continuité des activités de la société. En effet, faire cette liste vous prépare aux mesures qu’il faut prendre dans le cas où les risques se présenteraient. Il vous permet, par conséquent, de vous armer à l’avance contre un quelconque risque. En management d’entreprise, ceux qui prévoient semblent toujours les mieux équipés.
Privilégier le protocole de communication
Afin de limiter les dégâts engendrés par les scénarios de crise, il importe d’agir dans le plus bref délai. Pour ce faire, la liste des membres de l’équipe à contacter ou contacts d’urgence ne doit en aucun cas être omise. Celle-ci commence régulièrement par les noms et les coordonnées des personnes les plus importantes. C’est-à-dire celles que vous devez contacter en premier lieu si les situations de crise se présentent. Pour une meilleure organisation, des informations supplémentaires nécessitent d’être soulevées dans cette troisième partie. Il s’agit d’ailleurs du rôle ou de la fonction de ces personnes ressources ainsi que les moyens qu’elles ont à leur disposition pour dénouer les crises. La mise en place de cette stratégie permet de connaître approximativement l’impact qu’elles auront. Plus concrètement, cette répartition facilite l’intervention de l’équipe de gestion de crise. Si un événement fallacieux tel que la cyberattaque survient, par exemple, il importe de contacter immédiatement un professionnel en la matière. Une telle décision accélère la résolution de la crise.
Établir le plan d’action
La rédaction des plans d’actions demeure l’étape la plus importante de l’élaboration du plan de gestion de crise. Ils prévoient des solutions concrètes à mettre en œuvre pour désamorcer les situations de crises listées. Dans les moments d’urgence, il peut s’avérer parfois difficile de prendre des décisions. D’où l’intérêt des plans d’action. Dans ce sens, vous pouvez directement vous focaliser sur leur mise en œuvre. Pour optimiser les résultats et la concrétisation, il est recommandé de proposer une série de plans d’action adaptée à chaque situation de crise. Occasionnellement, il est nécessaire de solliciter l’intervention des experts dans l’analyse et l’évaluation des risques. Ce processus est requis en réponse à certains problèmes qui se répètent à longueur de temps.
Pour qu’un plan d’action soit efficace, il faut qu’il respecte certaines règles. Quoiqu’ il sera utilisé comme guide pour résoudre une crise, sa praticité doit être au cœur de votre attention. Ainsi, tâchez d’établir un plan d’action bien coordonné, réaliste et facile à concrétiser. Les entreprises qui se sont munies des meilleurs plans d’action affrontent aisément les crises et échappent à certains risques tels que la perte de clients.
Définissez aussi un plan de reprise après un sinistre
Pour que les employés puissent travailler dans les meilleures conditions, il est préférable de vérifier que l’environnement est sécurisé. Si vous cherchez à savoir comment élaborer un plan de reprise après sinistre, n’hésitez pas à vous renseigner auprès d’un professionnel. Ce dernier dispose d’une plateforme qui permet d’identifier toutes les menaces. En supprimant celles-ci, les employeurs offrent un cadre de travail beaucoup plus intéressant.
Ces plans ont pris une réelle importance avec la crise liée au Covid-19 par exemple. Les entreprises ont compris qu’elles ne maîtrisaient pas forcément les conditions de travail. En optant pour un plan de qualité, vous aurez une organisation minutieuse et vous supprimerez tous les risques. En connaissant ces derniers, si vous êtes confronté à une situation problématique, vous aurez les moyens, les outils et les connaissances pour intervenir rapidement.
Il ne faut pas oublier que la plus petite perturbation peut avoir des conséquences dommageables sur le travail d’une entreprise. Perte de production, retard dans le traitement des dossiers, perte de motivation… Pour éviter une telle situation, n’hésitez pas à vous pencher sur ces plans de reprise après un sinistre.