séminaire d'entreprise

Des conseils pour bien organiser un séminaire d’entreprise

Organiser un séminaire d’entreprise n’est pas une chose facile. En tant que manager, vous devez adopter toute technique pour veiller à sa réussite. Comme il rassemble tous les acteurs de l’entreprise, qu’ ils soient internes ou externes, son organisation demande beaucoup de minutie. Voici quelques conseils qui pourront vous aider.

Définir au préalable les objectifs et les enjeux du séminaire

Pour organiser votre séminaire d’entreprise, vous devez tout d’abord définir ses objectifs et ses enjeux. Pour cela, vous devez revoir les attentes de la haute direction. Le séminaire a notamment pour but de motiver les équipes ou encore pour rectifier les différentes stratégies avec les partenaires et collaborateurs, et cela, tout en améliorant la relation-client. Il se peut également que le séminaire ait pour objectif de faire le point sur la formation des équipes.

Bien choisir la date du séminaire

La date du séminaire est un point important, car il faut tenir compte des tarifs de voyage, ainsi que de l’activité de l’entreprise. Il faut choisir une date en basse saison, afin d’éviter un gonflement de budget pour les hôtels. Il faut également tenir compte de la période creuse de l’entreprise et des salariés au cours de l’année, pour ne pas nuire à la continuité de ses activités.

Opter pour un lieu inspirant

Il faut également que le lieu soit inspirant et agréable pour tous les participants. Cela favorise leur motivation pour y participer. L’hôtel choisi devrait être assez calme pour vous donner un cadre de travail favorable au séminaire. Les activités proposées doivent également être en accord avec les besoins de l’entreprise. Il vaut mieux éviter la place en centre-ville, avec de nombreuses nuisances sonores. N’oubliez pas par la même occasion le confort, que ce soit individuel ou dans le cadre professionnel.

Définir les participants au séminaire

Il est nécessaire de connaître les participants au préalable pour mieux adapter la vie d’équipe une fois sur place. Un séminaire peut durer plusieurs jours, il faut donc avoir une certaine cohésion entre les participants et aussi une bonne communication. Un bon manager doit prendre en compte les enjeux humains pour favoriser la réussite de l’évènement.

Définir un budget précis pour le séjour

Le budget d’un séminaire varie en fonction de plusieurs facteurs : la durée, l’hôtel, la saison, le profil des participants, etc. Pour ne pas dépasser les limites imposées par la direction, vous devez définir le budget en fonction de vos ressources. Il ne faut pas oublier la location d’une salle de conférence ou de réunion si nécessaire, ainsi que les repas des participants durant le séjour.

Faire un rétroplanning

Un rétroplanning, ou plus communément un to do list, va vous permettre de faciliter l’organisation des séminaires. Vous pouvez ainsi délimiter la durée de chaque activité, les pauses, les sorties d’études à faire, les sorties festives, etc. Cela vous évitera d’oublier les points importants à mener au cours de l’évènement.

Alterner programmes professionnels et festifs

Un séminaire professionnel ne veut pas dire que les équipes n’ont pas le droit de s’amuser. Les activités de divertissement sont recommandées pour renforcer le team building. Tâchez donc d’alterner entre les programmes professionnels et les sorties festives, que ce soit en soirée ou en journée. Ne surmenez pas trop votre équipe, pour booster au mieux leur motivation.

Anticiper le séminaire au moins 2 ou 3 mois

Il faut prévoir le séminaire d’entreprise au moins 2 ou 3 mois à l’avance. De cette manière, vous pouvez anticiper les réservations à faire et adapter le budget en fonction des besoins pour chaque étape. De cette manière, vous avez un large choix sur les lieux et les activités adéquates. Vous pouvez également appeler des prestataires qui vont vous aider à organiser le séminaire et les différents évènements, surtout pour le choix des lieux.

Communiquer et promouvoir l’événement auprès des participants

Lorsque vous avez tout en main, il est grand temps de passer à la promotion votre séminaire. Faites passer les invitations auprès de tous les participants. Soyez également le plus original possible. Proposez-leur votre programme pour motiver au mieux leur participation. Exposez également les divertissements et les animations prévus pour susciter l’intérêt de chacun. Facilitez également l’inscription au séminaire, ne passant pas par beaucoup de protocoles.